Ako pracovať s portálom
Dve minúty čítania. Portál nájdete na klienti.helwitax.com.
Prvé prihlásenie
- V pozývacom e-maile kliknite na Nastaviť heslo a prihlásiť sa.
- Zvoľte si heslo (aspoň 8 znakov). Prihlasovacie meno je váš e-mail.
- Nabudúce sa prihlásite priamo na klienti.helwitax.com.
Odkaz z pozvánky je jednorazový. Ak už nefunguje, na prihlasovacej stránke zvoľte „Zabudli ste heslo?" a pošleme vám nový.
Doklady — čo sme od vás dostali
Zoznam všetkého, čo nám prišlo, s aktuálnym stavom. Nemusíte sa pýtať „už to máte?" — vidíte to sami.
| Stav | Znamená |
|---|---|
| Prijaté | Doklad máme. |
| V spracovaní | Pracujeme na ňom, od vás nič netreba. |
| Spracované | Odovzdané do účtovného systému na zaúčtovanie. |
| V riešení | Vyžaduje individuálne posúdenie — ak budeme niečo potrebovať, ozveme sa. |
| Odložené | Súbor nie je účtovný doklad — založí sa, ale neúčtuje sa o ňom. |
Ako poslať doklad
Z počítača
V dlaždici Doklady kliknite na Nahrať súbor — PDF, fotografia, XML alebo CSV, do 4 MB. Faktúru, ktorú máte v e-maile, posielajte ako súbor — nefoťte obrazovku: z originálneho PDF načítame údaje presne, z fotky monitora sa musia lúštiť.
Súbor chránený heslom? Pokojne ho pošlite tak, ako je — len nám heslo napíšte do správ pri tom doklade (tlačidlo 💬). Bez hesla ho totiž neotvoríme ani my, a doklad by čakal. Býva to bežné pri výpisoch z bánk a pri poisťovniach.
Z telefónu — najrýchlejšia cesta
- V portáli (dlaždica Doklady) nájdete odkaz na fotenie dokladov. Otvorte ho v telefóne a uložte si ho na plochu.
- Odteraz doklady posielate dvoma ťuknutiami, bez prihlasovania — bloček odfotíte rovno pri pokladni.
- Po odfotení sa doklad na fotke nájde sám a uvidíte navrhnutý výrez. Skontrolujte ho a potvrďte; ak nesedí, štyri rohy posuniete prstom. Orezávať nemusíte — Poslať celú fotku je hneď pod tým.
Ako odfotiť, aby sa doklad dal spracovať: položte ho na stôl (ideálne tmavší jednofarebný podklad), telefón držte kolmo nad ním, doklad nech vyplní čo najväčšiu časť záberu a doprajte mu svetlo. Jeden doklad = jedna fotka; po odfotení sa hneď ponúkne ďalší. Slabú fotku vám rovno ohlásime a ponúkneme odfotiť znova.
Označenie dokladu (nepovinné)
Nad tlačidlom na fotenie je políčko Označenie — napíšte doň, čo vám pomôže doklad zaradiť: napríklad EVČ vozidla pri tankovaní alebo názov zákazky. Platí na všetky doklady v jednom nahrávaní a uvidíme ho pri doklade aj my. Je to nálepka, nie odkaz — keď potrebujete niečo vysvetliť, napíšte nám e-mail.
Otázka k dokladu? Píšeme si priamo pri ňom
Pri každom doklade je tlačidlo 💬 — otvorí správy k tomu jednému dokladu. Keď nám k bločku či faktúre chýba údaj, napíšeme vám otázku tam; keď chcete niečo doplniť vy (účel platby, zákazka, „toto je súkromný nákup"), napíšte to tam tiež. Všetko ostáva pri doklade, nič sa nestráca v dlhých e-mailových vláknach.
- Keď vám napíšeme, príde vám e-mail s odkazom priamo na ten doklad — jedno kliknutie a ste pri ňom.
- Odpovedať môžete v portáli alebo pokojne rovno na ten e-mail — oboje skončí na tom istom mieste.
- Číslo pri 💬 ukazuje, koľko správ pri doklade je.
Úlohy — čo od vás potrebujeme
Keď od vás niečo čakáme, objaví sa to tu (a upozorníme vás aj e-mailom). Keď je zoznam prázdny, nepotrebujeme nič.
Doručte doklady za mesiac — táto úloha príde každý mesiac. Doklady posielajte priebežne; keď máte za dané obdobie všetko, ťuknite na „Mám všetko — doklady sú kompletné". My totiž vidíme, čo prišlo, ale len vy viete, či ešte niečo nechýba. Dovtedy úlohu necháme otvorenú — a to je v poriadku.
Reporting — čo pripravujeme my pre vás
Daňové priznania, ktoré za vás podávame, usporiadané podľa dane a mesiaca — rozbaľte si daň, stiahnite súbor. Už ich nemusíte hľadať v e-mailoch. Postupne tu pribudnú aj vaše kľúčové čísla (obrat, DPH, výsledok hospodárenia) a ďalšie prehľady.
Poradenstvo — keď spolu riešime konkrétnu vec
Táto dlaždica sa vám objaví vtedy, keď pre vás riešime daňové poradenstvo — napríklad registráciu, stanovisko k zámeru alebo daňovú kontrolu. Každá vec má svoje miesto: nájdete tam, o čom to je, naše stanovisko, čo od vás ešte potrebujeme, podklady a správy k veci — a priebežne aj odpracovaný čas, takže faktúra na konci nie je prekvapenie.
Súbory k veci (zmluvy, výzvy, podklady) nahrávajte priamo pri nej — nemiešajú sa s bežnými dokladmi a máte ich pokope aj o rok. Ak s vami vec ešte neriešime, dlaždicu neuvidíte.
Čo pripravujeme
Sivé dlaždice s označením „pripravujeme" sú funkcie, ktoré postupne zapíname — zmluvy na jednom mieste, termíny a lehoty, knižnica vzorov, otázky pre kanceláriu priamo z portálu a vystavovanie faktúr. Zapíname ich po skupinách, takže sa vám môžu objaviť aj bez ohlásenia. Portál staviame podľa toho, čo reálne potrebujete — ak vám niečo chýba alebo naopak zavadzia, povedzte nám.
Bezpečnosť
Vidíte výhradne dokumenty svojej firmy. Ak potrebuje prístup ďalšia osoba (spoločník, asistentka), napíšte nám — vytvoríme jej vlastné prihlásenie s vlastným heslom. Heslá nikdy neposielame e-mailom a nepoznáme ich ani my.